2021_RMW_00045 - Huishoudelijk reglement - college van burgemeester en schepenen en vast bureau - aanpassing - kennisneming

Door de federale crisisfase die afgekondigd werd ter beheersing van de coronapandemie heeft het lokaal bestuur Borsbeek ervaring opgedaan met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur mogen de beleidsorganen van het lokaal bestuur beslissen om voortaan ook nog digitaal en/of hybride te vergaderen.  In het huishoudelijk reglement wordt bepaald welke de “uitzonderlijke omstandigheden” zijn op basis waarvan een digitale en/of hybride vergadering kan plaatsvinden.

Gelet op de werking van het lokaal bestuur Borsbeek en de technische mogelijkheden waar de gemeente over beschikt, is het aangewezen om in te gaan op de mogelijkheid om digitaal te vergaderen.  Dit houdt in dat alle leden van de vergadering deelnemen op digitale wijze (in tegenstelling tot hybride vergaderen, waarbij één of meerdere (maar niet alle) leden digitaal deelnemen.

Worden voor de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau beschouwd als uitzonderlijke omstandigheden die volledig digitaal vergaderen rechtvaardigen :

• Tijdens een federale crisisfase  
• Wanneer het gemeentehuis of de raadszaal onverwacht fysiek niet toegankelijk is 
• Wanneer een dringend noodzakelijk beslissing van het college van burgemeester en schepenen nodig is vóór de eerstvolgende fysieke vergadering van het college en er onvoldoende schepenen fysiek aanwezig kunnen zijn.

• Art 54 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt: ' 
 Het huishoudelijk reglement regelt minstens of het college van burgemeester en schepenen digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop. De Vlaamse Regering kan de minimale voorwaarden voor digitale en hybride vergaderingen bepalen.' 
• Het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie.
• Het  decreet over het lokaal bestuur (art. 20 DLB en art. 54 ) en het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen bepalen dat de gemeenteraad  enkel digitaal en/of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement; het principieel openbaar karakter van de vergadering moet gerespecteerd worden.
  Het is niet de bedoeling om nog op basis van burgemeestersbesluit digitaal (of hybriede) te vergaderen.  De burgemeester behoudt zijn weliswaar de bevoegdheid op basis van art 134, 135 en 136 van de nieuwe gemeentewet om maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn bij onvoorziene gebeurtenissen.

Het vast bureau neemt  een huishoudelijk reglement aan waarin het nadere regels vaststelt over zijn werking.
Het huishoudelijk reglement regelt minstens of het college van burgemeester en schepenen, resp. het vast bureau digitaal of hybride kan vergaderen en de wijze waarop.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van dit reglement.

De wijziging van het huishoudelijk reglement heeft geen rechtstreekse financiële weerslag.  Het lokaal bestuur dient evenwel de nodige accomodatie en apparatuur te voorzien om de digitale vergaderingen mogelijk te maken.