Het bijzonder comité voor de sociale dienst heeft een huishoudelijk reglement goedgekeurd in zitting van 3 april 2019.
Door de federale crisisfase die afgekondigd werd ter beheersing van de coronapandemie heeft het lokaal bestuur Borsbeek ervaring opgedaan met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur mogen de organen van het lokaal bestuur beslissen om voortaan ook nog digitaal en/of hybride te vergaderen. Daarvoor moet de raad dan wel het huishoudelijk reglement aanpassen. Het bijzonder comité voor de sociale dienst moet bepalen wat “uitzonderlijke omstandigheden” zijn op basis waarvan een digitale en/of hybride vergadering kan plaatsvinden.
Gelet op de werking van het lokaal bestuur Borsbeek - in het bijzonder ook de frequentie met dewelke het bijzonder comité vergadert-, de technische mogelijkheden waar de gemeente over beschikt is het aangewezen om in te gaan op de mogelijkheid om digitaal te vergaderen. Dit houdt in dat alle leden van de vergadering deelnemen op digitale wijze (in tegenstelling tot hybride vergaderen, waarbij één of meerdere (maar niet alle) leden digitaal deelnemen.
Worden beschouwd als uitzonderlijke omstandigheden die volledig digitaal vergaderen rechtvaardigen :
De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst en de burgemeester, vanuit zijn rol inzake openbare veiligheid en openbare gezondheid, beslissen samen of aan deze voorwaarde is voldaan. De burgemeester bevestigt zijn beslissing schriftelijk. Door een uitnodiging voor een digitale vergadering te versturen, verklaart de voorzitter zich akkoord met deze werkwijze.
In het huishoudelijk reglement is artikel 2.4 toegevoegd.
Artikel 110 van het decreet over het lokaal bestuur bepaalt dat artikel 29 ook van toepassing is op het bijzonder comité voor de sociale dienst. Dit artikel bepaalt dat het bijzonder comité voor de sociale dienst bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement moet vaststellen waarin nadere regels bepaald zijn over zijn werking.
De bepalingen die gevolgd worden staan zowel in het decreet over het lokaal bestuur (art. 20 DLB dat van toepassing is via art. 110 DLB en art. 111 DLB ) als in het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen. Het algemene uitgangspunt daarbij is dat het bijzonder comité voor de sociale dienst enkel digitaal en/of hybride vergaderen kan onder de uitzonderlijke omstandigheden vermeld in het huishoudelijk reglement.
Het is niet de bedoeling om nog op basis van burgemeestersbesluit digitaal (of hybride) te vergaderen. De burgemeester behoudt zijn weliswaar de bevoegdheid op basis van art 134, 135 en 136 van de nieuwe gemeentewet om maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn bij onvoorziene gebeurtenissen.
Het bijzonder comité voor de sociale dienst moet bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vaststellen waarin nadere regels bepaald zijn over zijn werking.
Het huishoudelijk reglement is in zitting van 9 november 2021 aangepast aan de gewijzigde bepalingen van het decreet lokaal bestuur en het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.
De wijziging van het huishoudelijk reglement heeft geen rechtstreekse financiële weerslag. Het lokaal bestuur dient evenwel de nodige accomodatie en apparatuur te voorzien om de digitale vergaderingen mogelijk te maken.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het aangepaste huishoudelijk reglement voor het bijzonder comité voor de sociale dienst.