2021_GR_00094 - Huishoudelijk reglement - gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn - aanpassing - goedkeuring

Het is aangewezen om het huishoudelijk reglement voor de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn aan te passen aan de gewijzigde bepalingen van het decreet lokaal bestuur en het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen.

• Art 38 van het Decreet Lokaal Bestuur bepaalt dat de gemeenteraad een huishoudelijk reglement vaststelt waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen.
• Het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie.
• Het  decreet over het lokaal bestuur (art. 20 DLB en art. 54 ) en het besluit van de Vlaamse Regering over de voorwaarden voor digitaal of hybride vergaderen voor de organen van de lokale besturen bepalen dat de gemeenteraad  enkel digitaal en/of hybride vergaderen onder de uitzonderlijke omstandigheden, vermeld in het huishoudelijk reglement; het principieel openbaar karakter van de vergadering moet gerespecteerd worden.
  Het is niet de bedoeling om nog op basis van burgemeestersbesluit digitaal (of hybriede) te vergaderen.  De burgemeester behoudt zijn weliswaar de bevoegdheid op basis van art 134, 135 en 136 van de nieuwe gemeentewet om maatregelen te nemen die noodzakelijk zijn bij onvoorziene gebeurtenissen.

De gemeenteraad heeft een huishoudelijk reglement goedgekeurd in zitting van 22 juni 2020.  Het huishoudelijk reglement is van toepassing op de gemeenteraad en op de raad voor maatschappelijk welzijn.

Door de federale crisisfase die afgekondigd werd ter beheersing van de coronapandemie heeft het lokaal bestuur Borsbeek ervaring opgedaan met digitaal en/of hybride vergaderen. Door een wijziging aan het decreet over het lokaal bestuur mogen de raden beslissen om voortaan ook nog digitaal en/of hybride te vergaderen. Daarvoor moet de raad dan wel het huishoudelijk reglement aanpassen. De raad moet bepalen wat “uitzonderlijke omstandigheden” zijn op basis waarvan een digitale en/of hybride vergadering kan plaatsvinden.

Gelet op de werking van het lokaal bestuur Borsbeek en de technische mogelijkheden waar de gemeente over beschikt, is het aangewezen om in te gaan op de mogelijkheid om digitaal te vergaderen.  Dit houdt in dat alle leden van de vergadering deelnemen op digitale wijze (in tegenstelling tot hybride vergaderen, waarbij één of meerdere (maar niet alle) leden digitaal deelnemen.

Worden beschouwd als uitzonderlijke omstandigheden die volledig digitaal vergaderen rechtvaardigen :

• Tijdens een federale crisisfase  
• Wanneer het gemeentehuis of de raadszaal onverwacht fysiek niet toegankelijk is 
  

 De voorzitter en de burgemeester beslissen samen of aan deze voorwaarde is voldaan. De burgemeester bevestigt zijn beslissing schriftelijk.  Door een uitnodiging voor een digitale of hybride vergadering te versturen, verklaart de voorzitter zich akkoord met deze werkwijze.

•     Wanneer een dringend noodzakelijk beslissing van de raad nodig is vóór de eerstvolgende fysieke vergadering van de raad.

Voorwaarde hiertoe is dat twee derde van de raadsleden vooraf akkoord gaan om deze tussentijdse raad digitaal te organiseren. Het kan gaan om  een vergadering met de gewone oproepingstermijn van acht dagen (art. 20 DLB) of een vergadering met verkorte oproepingstermijn (art. 23 DLB).

Aangezien de gemeenteraad niet louter en alleen meer fysiek zal kunnen plaatsvinden, dekt de term ‘zaal’ niet meer alle mogelijkheden (bij verwijdering uit de zaal als ordemaatregel). Het woord ‘zaal’ wordt vervangen door ‘vergadering’. Onder ‘vergadering’ vallen zowel de fysieke als de digitale vormen van vergaderen. Deze wijziging werkt door naar artikel 74, 110DLB (RMW-BCSD)

De wijziging van het huishoudelijk reglement heeft geen rechtstreekse financiële weerslag.  Het lokaal bestuur dient evenwel de nodige accomodatie en apparatuur te voorzien om de digitale vergaderingen mogelijk te maken.