In de zomer van 2020 werd op vraag van het college van burgemeester en schepenen een werkgroep opgestart met leden van het schepencollege en beleidsmedewerkers van de diensten grondgebiedzaken, juridische dienst en vrijetijd met als doel om de contracten van de verenigingen die zich hebben gevestigd op het fort te herbekijken.
Het doel is om in een latere fase ook andere gebruikers in dit systeem van contracten te schuiven indien nodig.
De gebruiksperiode voor de clublokalen en opslagruimte werd bij aanvang van dit dossier vastgelegd op 3 jaar.
Op basis van de feedback uit de gespreksronde met verenigingen werd de gebruiksduur verlengd tot 10 jaar, ingaande vanaf 1 januari 2023.
Omwille van deze wijziging naar 10 jaar worden de gebruiksovereenkomsten en addenda ter bekrachtiging aan het de gemeenteraad voorgelegd.
Vele verenigingen hebben hun werking al jaren op het fortterrein, maar een algemeen en objectief kader dat aansluit aan de huidige noden van het lokaal bestuur Borsbeek en de gemeentelijke plannen bestaat er tot op heden niet. Gezien de verenigingen nooit gelijktijdig maar in de loop der jaren zich op het fort hebben gevestigd, zijn de voorwaarden en vergoedingen van de desbetreffende overeenkomsten verschillend. Er komt bijgevolg wel meer en meer behoefte naar een uniform kader en professionalisering.
Om gelijkheid te garanderen tussen de verschillende verenigingen, werd in de werkgroep fortcontracten besproken hoe er in de toekomst zal worden omgegaan met de verenigingen.
Overeenkomst:
De verenigingen krijgen in de toekomst allemaal hetzelfde type contract: een gebruiksovereenkomst voor een clublokaal of voor een opslagplaats, met eigen specificering per type contract. Deze contracten werden uitgebreid voorgesteld en besproken in de werkgroep fortcontracten en afgetoetst in het college van burgemeester en schepenen. Daarnaast werd per vereniging een informatiefiche opgesteld met verduidelijking van de prijs die elke vereniging zal moeten betalen op basis van objectieve parameters.
Berekening vergoeding:
De basisvergoeding werd berekend aan de hand van de volgende parameters die ook geldend zijn in het gebruikersreglement voor infrastructuur en terreinen (goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 26 april 2021 en in voege sinds 1 juli 2021)
1. clublokaal
2. opslaglokaal
Naarmate de investeringen die de vereniging heeft gedaan in het verleden om het lokaal te verbeteren, wordt de vergoeding voor een bepaalde termijn kwijtgescholden.
Gedurende de volledige periode van gebruik kunnen de verenigingen gemaakte onkosten voor infrastructuurwerken aan een clublokaal als korting op de te betalen vergoeding inbrengen. Hiervoor werd een procedure opgesteld die men moet volgen.
Mogelijkheid tot onderhuur:
Verenigingen zijn vragende partij om hun clublokaal aan derden ter beschikking te stellen voor privéfeesten of activiteiten. Deze mogelijkheid biedt ook kansen aan onze inwoners om lokaal een feestelijkheid te vieren. De gebruikers kunnen intekenen op de schaal van onderverhuring die ze ambiëren en kunnen deze ook wijzigen als dit nodig blijkt na een aantal jaren bijvoorbeeld. De verenigingen zijn een extra vergoeding verschuldigd voor onderverhuur, op basis van de volgende elementen:
Terras:
Gebruikers van een clublokaal kunnen hiernaast ook aangeven of ze een terraszone willen voorzien aan hun clublokaal. Voor deze verenigingen wordt een specifiek addendum toegevoegd dat het bepalende kader biedt waarbinnen dit wordt toegestaan. Hiervoor wordt geen extra vergoeding gevraagd.
Voor twee locaties wordt een alternatief addendum opgemaakt omdat de zonering van deze lokalen dit toelaat (L-vormig terras), nl. lokaal achterzijde oud-academia (nieuwe locatie jeugdhuis) en loods 5 (locatie De Schuur)
Verloop traject:
In mei 2021 is een jobstudent gestart met het screenen van alle lokalen, ter voorbereiding van het sluiten van de desbetreffende contracten en om te bekijken welke parameters van toepassing zijn op het lokaal en op de vereniging. Deze vakspecifieke jobstudent bracht de staat van de lokalen in kaart en maakte een lijst van de investeringen die de verenigingen in de loop der jaren deden aan het lokaal.
Na deze fase werd een test-screening gedaan bij een vereniging die reeds geruime tijd een clublokaal gebruikt van het lokaal bestuur. Zo konden we de noden en principes aftoetsen voor het opstellen van definitieve overeenkomsten, addenda en procedures.
Op basis van dit volledige vooronderzoek werden de goedgekeurde principes, de parameters, regelgeving (verzekeringen, opslag gasflessen, etc.), in een ontwerp gebruiksovereenkomst gegoten. Deze documenten kwamen tot stand in een samenwerking tussen de voornoemde diensten en in nauw overleg met het schepencollege.
Procedure die we volgden
Alle gebruikers werden telefonisch gecontacteerd om de beleidskeuze van het schepencollege en de nieuwe overeenkomsten te kaderen.
Iedereen kreeg een mail met deze kadering en alle ontwerpdocumenten ter inzage. Verenigingen kregen ruim de tijd om deze door te nemen en vragen te formuleren.
Met alle gebruikers van een clublokaal werden één of meerder gesprekken ingepland om alles door te spreken en vragen of eventuele bezorgdheden te beantwoorden.
Alle gebruikers kregen de kans om gedane investeringen aan de infrastructuur vanaf 2015 in te brengen middels betalingsbewijzen en/of facturen.
Men kon voor de clublokalen
eveneens intekenen op een addendum voor terraszone.
Na een eerste gespreksronde werd duidelijk dat er een grote ongerustheid was omwille van de vooropgestelde gebruiksduur, nl. 3 jaar.
Op basis van deze feedback werd de gebruiksduur verlengd tot 10 jaar, ingaande vanaf 1 januari 2023.
Omwille van deze wijziging naar 10 jaar worden de gebruiksovereenkomsten en addenda ter bekrachtiging aan het de gemeenteraad voorgelegd.
Te bekrachtigen overeenkomsten, met bijhorende addenda:
| opslagruimte | chiro, scouts, Vliegend Wiel, Wijk Granvelle-en Eenamelaan, KTSJB, Wijk Rosekapelle, Wijk Floris Prims, Relax, PH Den Jacob, St.Jozefsinstituut, Burse, JH Tuitvlugt, Feestcomité, KLJ, Boottoeristen, Sloep, Fortvissers |
| clublokaal | Aquanauten, Natuurpunt, Boottoeristen, Frogmen, Burse, Alor, Sloep, Fortvissers, Ogeka, Feestcomité, DocC Borsbeek, KLJ, CowaDiving, JH Tuitvlugt |
De gemeenteraad bekrachtigt de gebruiksovereenkomsten voor clublokalen en opslagruimte, met bijhorende addenda in bijlage en zoals beschreven.